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                會議接待禮儀常識

                發布時間:2016-11-10 15:33:31 作者:guanliyuan 來源: 文字大小:[][][] 瀏覽次數:1643次

                       根據參加會議的人數不同、會議接待的準備工作的內容不同以及會議接待的方式不同,對會議的組織方法,禮儀要求也不同。

                      首先是會議的籌備工作。根據會議規模,確定接待規格。發放會議通知和會議日程。

                      會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯系方式等內容。通知后面要注意附回執,這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

                      會議日程是會議活動在會期以內每一天的具體安排,它是人們了解會議情況的重要依據。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發放。

                      選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

                       第一:大小要適中。會場太大,人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間!

                       第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

                       第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“上次會議是從這里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。

                       第四:要有停車場,F代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。

                        會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

                        一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?稍跁䦂鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統一。

                      坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:

                       ①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置,企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

                      ②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

                      ③教室型。這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上,其余按左為下右為上的原則依次排列。

                       會務組應該準備有關會議議題的必要資料,這些資料在整理后放在文件夾中發放給與會者,方便于與會者的閱讀和做好發言準備。

                     會議前的接待禮儀。

                     會前檢查。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。

                提前進入接待崗位。

                      接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態。一般的接待工作分以下幾個崗位。

                      ①簽到。設一張簽字臺,配上1-2名工作人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞上。如果是毛筆,則應蘸好墨汁后再遞上。簽到本應精致些,以便保存。如需要發放資料,應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者匯報到會人數。

                      ②引座。簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

                      ③接待。與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞上毛巾、水果,熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。

                      會議中的服務禮儀,會議進行中的服務要做到穩重、大方、敏捷、及時。

                      倒茶服務人員注意觀察每一位與會者,以便及時為期天茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規范。杯蓋的內口不能接觸桌面,手指不能因在北口上,不能發生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋,右手吃水戶,將熱開水準確倒入杯里,不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差錯,應不動聲色地盡快處理,不能驚動其他人,不能慌慌張張,來回奔跑,將與會者的注意力引到自己身上,否則,這將是極大的工作失誤。

                        其他服務會議按擬定的程序進行,應緊湊,不要出現冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴陣以待”,做好各項準備工作。如,會議進行第一項:全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如,大會宣布辦法榮譽證書,組織人員應迅速將受獎人員排好隊,禮儀小姐把領導從主席坐席上引出來,另有禮儀小姐將證書一一遞上,由領導頒發給受獎者。為使會場上的活動有條不紊,必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練,避免會場上出現混亂。

                       如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事,服務人員應走到他身邊,輕聲轉告他。如果要通知主席臺上的領導,最好用字條傳遞通知,避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語,分散與會者注意力。

                      做好會后服務的準備。會議進行之中,就應為會后服務做好準備。如,會后要照相,就應提前將場地、椅子等布置好,攝影師做好攝影的準備。另外,會后的用車也應在會議結束前妥善安排。

                       會后服務,會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

                       組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統一指揮和協調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

                       送別根據情況安排好與會者的交通工具,使其愉快、及時地踏上歸程。

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